在项目估算和概算中，会计列一定比例的基本预备费，有很多人对基本预备费的理解存在误区。
有人把基本预备费误解为概算外费用；有人把基本预备费与承包合同风险混淆；有人把基本预备费与项目变更混同，要求对使用预备费进行审批。
指在项目实施过程中，由于无法提前预料或计划而产生的费用，通常是一些突发或意外情况引起的额外支出。
在项目实施过程中，不可预见费用是难以完全避免的，可以通过风险管理和预留一定的备用资金进行应对。
在概算编制阶段预留的备用资金分为基本预备费和涨价预备费。这类费用往往不在最初的预算范围内，需要根据实际情况灵活处理。
涨价预备费是指应对市场价格剧烈波动导致的建设成本增加而预留费用。石油化工项目概算编制办法暂未计列涨价预备费。
基本预备费是为了应对除涨价以外的突发意外事件以保证项目的顺利实施而在设计概算中预留的备用金，根据项目特点和进展情况计列基本预备费。
基本预备费不可预见情况的范围包括但不限于以下几类：
1.工艺技术调整费用：由于技术改变或调整导致的额外成本支出。主要指在总体设计和基础设计阶段，工艺包技术和工艺线路改变产生的增加费用。
2.不可抗力事件处置费用： 自然灾害、意外事故等不可抗力导致的紧急处理费用中，依照合同约定或法律规定需由建设单位承担的费用。
3.项目建设条件变化增加费用：项目实施过程中项目外部条件发生变化需要采取措施或增加建设内容的费用，现场内部出现古墓、溶洞、暗河等前期勘察未发现的异常地质条件需要采取技术措施增加的费用。
4.法律诉讼费用： 若项目涉及诉讼或法律争议，相关诉讼费用属于不可预见费用。
5.项目变更费用： 在详细设计和施工阶段，由于法律法规（规范）要求、建设单位需求发生变化，引起建设标准、范围、规模的变更，而产生额外的成本支出。
为完善详细设计的变更、设计缺陷修改、物资质量问题整改以及因管理决策失误和应由承包商承担的经营风险而增加的成本不属于基本预备费的范畴。
在项目实施过程中，不需要去核算何种费用使用了基本预备费，出现不可预见的情况时，首先应使用概算节余的额度，当费用结构下的项目控制预算不足时，进行主项间的预算迁移或追加预算，整体概算不足时才会动用预备费。
基本预备费仅是一个概算预留额度，不存在实施过程中动用预备费的问题。
在项目决算阶段，才会对包含基本预备费的总概算执行情况进行分析，核定实际使用了多少预留额度。